1 Algemene informatie

2 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonlijke gegevens?

3 Met welk doel verwerken wij uw persoonsgegevens?

4 Welke persoonlijke gegevens verwerken we?

5 Op welke rechtsgrondslag verwerken wij uw persoonsgegevens?

6 Aan wie geven wij uw persoonlijke gegevens door?

7 Hoe lang bewaren we uw persoonlijke gegevens?

8 Uw claims en rechten met betrekking tot gegevensbescherming

9 Slotbepalingen

Wij respecteren uw privacy en zetten ons in om uw gegevens te beschermen. In het bijzonder willen we je met dit privacybeleid informeren over de doeleinden waarvoor we de persoonlijke gegevens verwerken die je bij je sollicitatiedocumenten verstrekt, hoe deze gegevens worden verzameld en verwerkt en in hoeverre ze worden doorgegeven aan derden. We leggen ook uit welke rechten je hebt met betrekking tot deze gegevens en geven je nuttige contactgegevens als je vragen of zorgen hebt.

Je kunt op twee manieren solliciteren op vacatures of een open sollicitatie sturen:

1) Per e-mail naar ons wervingsteam.

Het exacte adres van je contactpersoon van ons recruitmentteam vind je in de betreffende vacature.

2) Via ons carrièreportaal op de website https://career5.successfactors.eu/careers, (hierna te noemen "carrièreportaal") wordt aangeboden door beeline GmbH (hierna te noemen "wij", "onze" of "ons").

Bij telefonische sollicitaties worden sollicitanten verzocht een van de hierboven beschreven methoden te gebruiken.

Je gegevens die je per e-mail of in het carrièreportaal verstrekt, worden in eerste instantie ontvangen en verwerkt door beeline GmbH, Grünstraße 1, 51063 Keulen, ongeacht welk beeline-bedrijf de vacature heeft gepubliceerd. Hier werkt
het centrale wervingsteam voor alle aangesloten bedrijven wereldwijd.

beeline GmbH is gezamenlijk verantwoordelijk voor de gegevensverwerking met het specifieke beeline-bedrijf (zie bijlage) naar wiens functie u hebt gesolliciteerd, waarbij de taken als volgt zijn verdeeld:

beeline GmbH

- Deelname aan de wervingsstrategie en -doelstellingen van de beeline-bedrijven

- Ontvangst en opslag van sollicitaties in SuccessFactors

- Voorselectie en, indien nodig, doorsturen van sollicitaties naar verantwoordelijke personen

- Selectie, exploitatie en onderhoud van het carrièreportaal en, indien nodig, andere tools, inclusief het afsluiten van bijbehorende (orderverwerkings)contracten, ook voor de beeline-bedrijven

- Voldoen aan informatieverplichtingen

- Implementatie van het blusconcept

onderneming beeline

- Verwerken van doorgestuurde aanvragen in overeenstemming met de respectieve vereisten

- Voldoen aan informatieverplichtingen

- Sollicitatiegesprekken voeren

- Beslissing over indienstneming/afwijzing

- In geval van werving: doorsturen van de gegevens naar de HR-afdeling

Beide

- Bepaling van het doel van gegevensverwerking

- Bepaling van de betrokken categorieën van persoonsgegevens

- De rechten van de betrokkenen waarborgen

- Documentatie en implementatie van technische en organisatorische maatregelen (TOM)

- Risicobeoordeling en (indien nodig) uitvoering van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA), evenals coördinatie met de toezichthoudende autoriteiten,

- Documentatie van de registratie van verwerkingsactiviteiten

- Beoordeling en communicatie bij datalekken.

Het doel van gegevensverwerking bij werving is het vervullen van vacatures bij alle verantwoordelijke partijen door middel van gecoördineerd sollicitatiebeheer.

De persoonsgegevens die u verstrekt in het carrièreportaal of anderszins tijdens een sollicitatieprocedure worden over het algemeen alleen verwerkt om uw geschiktheid, expertise en profiel te beoordelen in relatie tot de betreffende vacature of - in het geval van open sollicitaties of geschiktheid voor de talentpool - in relatie tot niet nader gespecificeerde en/of toekomstige vacatures en om u te betrekken bij sollicitatieprocedures, waaronder bijvoorbeeld sollicitatiegesprekken.

Als een sollicitatieprocedure tot aanwerving leidt, verwerkt het verantwoordelijke bedrijf uw gegevens voor het opstellen van het contract en neemt deze op in uw personeelsdossier.

Als je hiervoor toestemming hebt gegeven, gebruiken we je e-mailadres om je te informeren over nieuwe vacatures of nieuws over carrièremogelijkheden. We zullen je contactgegevens ook gebruiken om je uit te nodigen deel te nemen aan een vrijwillige, anonieme online ervaringsenquête zodra je sollicitatieprocedure is voltooid, met als doel inzicht te krijgen in gebieden waarop de sollicitatieprocedure kan worden verbeterd en de kwaliteit van de ervaring voor toekomstige sollicitanten te verbeteren.

Uw sollicitatie als proces (maar niet uw documenten) wordt ook geanonimiseerd en opgenomen in statistieken en evaluaties waarmee we het gebruik van het portaal, de populariteit van functiebeschrijvingen, enz. kunnen bepalen.

Als je kiest voor de route via ons carrièreprofiel, is het noodzakelijk om ten minste je voor- en achternaam, je e-mailadres en je land van verblijf op te geven om een sollicitatieprofiel aan te maken. U kunt ook vrijwillig verdere werkgerelateerde informatie verstrekken om uw sollicitatieprofiel in het carrièreportaal te vervolledigen.

Ongeacht of je solliciteert via het carrièreportaal of op een andere manier: Om je bij sollicitatieprocedures te kunnen betrekken, hebben we standaard en informatieve sollicitatiedocumenten nodig waarmee je ons informeert over je persoonlijkheidsprofiel en je kwalificaties. Dit omvat regelmatig uw contactgegevens en bijvoorbeeld informatie over uzelf, uw vaardigheden en uw loopbaan in uw sollicitatiebrief, CV, referenties en in sollicitatiegesprekken.

In de loop van de sollicitatieprocedure kunnen verdere persoonsgegevens van u persoonlijk, uit algemeen toegankelijke bronnen of van voormalige werkgevers en trainers worden verzameld voor informatiedoeleinden.

Indien nodig kan uw informatie uit de sollicitatieprocedure ook zogenaamde speciale categorieën van persoonsgegevens bevatten in de zin van art. 9 GDPR, zoals informatie over uw gezondheid, burgerlijke staat, die informatie kan bevatten over uw seksleven of seksuele geaardheid, of uw etnische achtergrond. We vragen u dergelijke gegevens alleen door te geven als dat absoluut noodzakelijk is.

We gebruiken je e-mailadres ook om je te informeren over nieuwe vacatures of nieuws over carrièremogelijkheden als en zolang je de betreffende meldingsfuncties in het carrièreportaal hebt geactiveerd en dus toestemming hebt gegeven om deze te ontvangen.

We gebruiken je naam en e-mailadres ook om je uit te nodigen deel te nemen aan een eenmalige, vrijwillige en anoniem verwerkte online ervaringsenquête naar aanleiding van je sollicitatie.

In principe is de verwerking van je sollicitatiegegevens noodzakelijk om te kunnen beslissen
over het aangaan van een arbeidsrelatie. De rechtsgrondslag hiervoor is Art. 6 para. 1 lit. b) GDPR.

De verwerking van uw persoonsgegevens als onderdeel van de sollicitatie via het sollicitatieportaal is gebaseerd op art. 6 (1) lit. a GDPR. Deze rechtsgrondslag maakt de verwerking van persoonsgegevens mogelijk als de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.

Als onderdeel van de sollicitatieprocedure via het sollicitatieportaal wordt u gevraagd een bijbehorende toestemmingsverklaring in te dienen waarmee u akkoord gaat met de verwerking van uw persoonlijke gegevens in overeenstemming met de beschrijvingen in dit privacybeleid.

U kunt uw toestemmingsverklaring te allen tijde intrekken met werking voor de toekomst. Verdere verwerking van uw aanvraag is in dit geval echter niet meer mogelijk.

Als u de sollicitatiemodi Overweging voor alle vacatures wereldwijd of Overweging voor alle vacatures wereldwijd door selectie activeert, gaan wij ervan uit dat u daarmee instemt met de overdracht van uw persoonlijke gegevens aan andere bedrijven van de beeline Group, inclusief bedrijven in derde landen. U kunt deze sollicitatiemodi te allen tijde deactiveren.

Als je de functies voor kennisgeving van vacatures of carrièrenieuws hebt geactiveerd, gaan we ervan uit dat je toestemming geeft voor het verzenden van kennisgevingen van vacatures of nieuws over carrièremogelijkheden naar het e-mailadres dat je hebt opgegeven bij het maken van het profiel van de sollicitant. U kunt deze meldingen op elk gewenst moment deactiveren.

Als een sollicitatieprocedure tot een dienstverband leidt, nemen we uw sollicitatiedocumenten op in uw personeelsdossier op basis van art. 6 lid 1 zin 1 lit. b GDPR.

De verwerking van uw naam en e-mailadres om u uit te nodigen deel te nemen aan een vrijwillige, anonieme ervaringsenquête na afronding van uw sollicitatieprocedure is gebaseerd op ons legitieme belang (Art. 6 para. 2 lit. f GDPR) bij het gebruik van de technologie en bruikbaarheid van een marktleidend platform om geaggregeerde informatie te verkrijgen voor bedrijfsontwikkeling. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw contactgegevens ten behoeve van enquêtes door een e-mail te sturen naar learninganddevelopment@beeline-group.com.

De sollicitatiedocumenten die u verstrekt, worden geanalyseerd door de verantwoordelijke afdelingen in het bedrijf of door andere bedrijven in de beeline Group, zoals hierboven beschreven.

Afhankelijk van de toepassingsmodus die u kiest, hebben verschillende medewerkers van de beeline bedrijvengroep toegang tot uw gegevens:

- Als u per e-mail solliciteert naar het e-mailadres van uw contactpersoon uit de personeelsadvertentie: uw gegevens worden gebruikt om de functies waarvoor u hebt gesolliciteerd te vervullen. In dit geval hebben alleen de medewerkers van beeline die betrokken zijn bij de selectieprocedure voor deze functies toegang tot uw gegevens. Indien nodig zullen verdere overwegingen voor functies wereldwijd met u worden overeengekomen.

- Verzoek aangegeven in het carrièreportaal voor "in aanmerking komen voor alle vacatures wereldwijd": Uw gegevens worden doorgegeven binnen de beeline bedrijvengroep wereldwijd om vacatures in te vullen. Alle medewerkers van de beeline bedrijvengroep die in het algemeen belast zijn met de vervulling van vacatures of die een vacature willen vervullen, krijgen toegang tot uw gegevens.

- Verzoek in het carrièreportaal om "in aanmerking te komen voor alle vacatures in het land waar ik woon": Je gegevens worden doorgegeven voor het vervullen van vacatures bij beeline-bedrijven in het land waar je woont. Alle medewerkers van beeline in het betreffende land die in het algemeen belast zijn met de vervulling van vacatures of die een vacature willen vervullen, krijgen toegang tot uw gegevens.

- Verzoek aangegeven in het carrièreportaal om "in aanmerking te komen voor functies waarvoor ik uitdrukkelijk heb gesolliciteerd": Je gegevens worden alleen gebruikt voor de functies waarvoor je hebt gesolliciteerd. In dit geval hebben alleen de medewerkers van beeline die betrokken zijn bij het selectieproces voor deze functies toegang tot uw gegevens.

Uw persoonsgegevens worden ook verwerkt door onze eigen dienstverleners (bijv. IT-providers, SAP, voor het beheer van sollicitanten SuccessFactors en de enquêtetool Qualtrics, of Microsoft voor onze e-mailservice). Wij hebben deze dienstverleners als zogenaamde verwerkers contractueel verplicht om gegevens strikt volgens onze specificaties en instructies te verwerken en om deze gegevens uitgebreid technisch en organisatorisch te beschermen.

Overdrachten naar derde landen

Hoewel uw gegevens worden opgeslagen op servers die zich in de Europese Unie bevinden, kunt u er rekening mee houden dat uw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen aan werknemers in een land met een lager niveau van gegevensbescherming, namelijk als uw sollicitatie betrekking heeft op een bedrijf van beeline dat zich niet in de Europese Unie ("EU") of de Europese Economische Ruimte ("EER") bevindt. Daarnaast kunnen onze serviceproviders geselecteerde gegevens doorgeven aan gelieerde bedrijven of serviceproviders in derde landen.

In deze gevallen zorgt beeline ervoor dat een passend beschermingsniveau voor uw gegevens wordt gewaarborgd, bijvoorbeeld door het sluiten van specifieke overeenkomsten met deze partijen. beeline past op dergelijke doorgiften zoveel mogelijk de standaardcontractbepalingen van de EU toe.

Als de sollicitatie via het carrièreportaal is gedaan, verwijderen we je gegevens (als je je niet registreert of je sollicitatieprofiel niet bijwerkt) 6 maanden na de laatste bijwerking of indiening van een sollicitatie. Iets anders geldt alleen als je specifiek en vrijwillig hebt ingestemd met een langere bewaartermijn.

Als de sollicitatieprocedure niet tot uw aanwerving leidt, zullen we al uw sollicitatiegegevens wissen en vernietigen zodra een periode van zes maanden is verstreken na de definitieve afwijzing door u of door ons bedrijf.

We zullen ook uw persoonlijke gegevens die we verwerken als onderdeel van de uitnodiging voor ervaringsonderzoeken en de individuele enquêteresultaten uiterlijk na 6 maanden verwijderen.

Als u uw toestemming voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens intrekt of hiertegen bezwaar hebt gemaakt met betrekking tot ervaringsenquêtes, worden uw gegevens onmiddellijk verwijderd; een geanonimiseerde gegevensset (zonder uw sollicitatiedocumenten of uw enquêteresultaat), waaruit geen conclusies over u kunnen worden getrokken, blijft bewaard voor statistische doeleinden.

Als uw sollicitatie succesvol is, slaan we uw gegevens ook op in onze systemen ten behoeve van de arbeidsrelatie.

Voor zover wij uw persoonlijke gegevens verwerken, hebt u het recht om verschillende gegevensbeschermingsclaims tegen ons in te dienen. U hebt het recht om

- om informatie op te vragen over de persoonlijke gegevens die over u zijn opgeslagen en de herkomst ervan, het doel van de verwerking en de ontvangers of categorieën ontvangers van de gegevens (Art. 15 GDPR, § 34 BDSG),

- onder bepaalde voorwaarden te eisen dat wij uw persoonsgegevens rectificeren, blokkeren of wissen (art. 16 - 18 GDPR, art. 35 BDSG),

- om de overdracht van uw gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke aan te vragen (Art. 20 GDPR) en

- om een klacht in te dienen bij ons of de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit over de gegevensverwerking (art. 77 GDPR). In ons geval is dat de staatscommissaris voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie van Noordrijn-Westfalen.

- Je hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verdere verwerking van je gegevens als we je gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang (Art. 6 para. 1 zin 1 f) GDPR). Aangezien wij uw gegevens niet voor reclamedoeleinden verwerken, is hiervoor een reden vereist die voortvloeit uit uw bijzondere situatie. In het geval van een bezwaar zullen wij uw persoonsgegevens waarop het bezwaar betrekking heeft niet langer verwerken vanaf ontvangst tijdens de daaropvolgende beoordeling en deze verwijderen nadat de beoordeling is voltooid - in het geval van een gerechtvaardigd bezwaar (Art. 36 BDSG, Art. 21 GDPR).

We zullen alle rechten waar u recht op hebt gratis en zonder vertraging uitvoeren.

Verantwoordelijken voor gegevensverwerking kunnen een contactpunt aanwijzen waartoe betrokkenen zich kunnen wenden om hun rechten onder de GDPR te doen gelden. Om uw rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar DataProtectionOffice@beeline-group.com of, als u in Duitsland bent gevestigd, naar onze externe functionaris voor gegevensbescherming op datenschutz.beeline@two-towers.eu of per post naar

Two Towers Consulting GmbH & Co. KG

Hohenzollernring 51

50672 Keulen

Duitsland

Ongeacht deze overeenkomst kunt u altijd uw rechten doen gelden tegen elk van de voor de verwerking verantwoordelijken.

De verantwoordelijke partijen stellen elkaar onmiddellijk op de hoogte van eventuele claims van betrokkenen en verstrekken elkaar alle informatie die nodig is voor de verwerking.

- U kunt uw toestemming voor gegevensverwerking (Art. 6 para. 1 zin 1 lit. a GDPR) te allen tijde intrekken; wij zullen uw persoonsgegevens dan niet langer verwerken, tenzij wij daartoe wettelijk gemachtigd zijn. Stuur uw herroeping naar jobs@beeline-group.com.

Een gerechtvaardigd bezwaar en herroeping hebben geen invloed op gegevensverwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid te allen tijde aan te passen zodat het altijd voldoet aan de huidige wettelijke vereisten of om wijzigingen in de sollicitatieprocedure of dergelijke weer te geven. Het nieuwe privacybeleid zal dan van toepassing zijn wanneer u het sollicitantenportaal opnieuw bezoekt of een nieuwe sollicitatie indient.

 Status: 01 februari 2024

1 Algemene informatie

2 Met wie kunt u contact opnemen als u vragen hebt over gegevensbescherming en de verwerking van uw persoonlijke gegevens?

3 Welke gegevens verwerken we en waar komen ze vandaan?

4 Voor welk doel verwerken we de gegevens en op welke rechtsgrondslag?

5 Aan wie geven we persoonlijke gegevens door?

6 Hoe lang verwerken en bewaren we de gegevens?

7 Rechten van betrokkenen

8 Slotbepalingen

In dit Privacybeleid betekenen "beeline", "wij", "ons" en "onze" elke juridische entiteit waarmee u een relatie hebt.

Dit privacybeleid is van toepassing op de volgende bedrijven:

1.    beeline GmbH

2.    beeline Concessions GmbH

3.    beeline Concessions B.V.

4.    beeline Czech Republic s.r.o.

5.    beeline Concessions S.A.R.L.

6.    beeline Concessions GmbH

7.    beeline Log. Ltd.

8.    beeline Log. Immob. Ltd.

9.    UB Holding GmbH

10. UB Real Estate GmbH

11. beeline Hungary Kft.

12. beeline Ireland Accessories Limited

13. beeline Italy S.r.l.

14. beeline Concessions B.V.

15. beeline Polen Sp.zo.o.

16. Direkte Linie Concessions - Sociedade Unipessoal Lda.

17. beeline Slovakia s.r.o.

18. beeline Concessions SLU

19. beeline Concessions Switzerland GmbH

20. beeline UK Accessories Ltd.

21. beeline Canada Accessories Inc.

US Holding

22. beeline USA Inc.

23. beeline Import and Services LLC

24. beeline Logistics LLC

China

25. beeline Services Qingdao Co. Ltd.

Tot onze zakelijke klanten en leveranciers behoren bestaande of potentiële leveranciers, dienstverleners of consultants, evenals bestaande of potentiële partnerklanten, samenwerkingspartners of andere partnerbedrijven.

Met de volgende informatie willen we u een overzicht geven van de verwerking van uw persoonlijke gegevens door ons en uw rechten onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 - "GDPR"), evenals de Federale Wet Bescherming Persoonsgegevens ("BDSG") en eventuele lokale wetten inzake gegevensbescherming.

Dit Privacybeleid is van toepassing op persoonsgegevens van personen met wie wij contractuele of zakelijke relaties aangaan, evenals van contactpersonen, directeuren, key account managers of andere werknemers van onze contractuele of zakelijke partners, die wij verwerken in het kader van bestaande of toekomstige contractuele en zakelijke relaties. Persoonsgegevens van ogenschijnlijk niet betrokken partijen, zoals aandeelhouders of economische eigenaren van onze zakelijke partners of werknemers van onze zakelijke partners die worden genoemd in het kader van klokkenluiden, kunnen ook worden beïnvloed door gegevensverwerking door ons.

De verwerking van puur bedrijfsgerelateerde gegevens (bijv. beeline GmbH, Grünstraße 1, Keulen) valt niet onder de GDPR en wordt daarom niet gedekt door dit privacybeleid.

U kunt ons centrale gegevensbeschermingsteam bereiken op

Adres: beeline GmbH, Gegevensbescherming - Juridisch/compliance, Grünstraße 1 , 51063 Keulen, Duitsland

E-mail: DataProtectionOffice@beeline-group.com.

We hebben ook een externe functionaris voor gegevensbescherming aangesteld voor beeline GmbH en beeline Concessions GmbH.

Voor vragen over beeline GmbH en beeline Concessions GmbH kunt u contact met ons opnemen via datenschutz.beeline@two-towers.eu.

We verwerken voornamelijk persoonsgegevens die de betrokkenen zelf aan ons verstrekken in het kader van contractuele en zakelijke relaties of die we ontvangen van de respectieve contractuele en zakelijke partners (bijv. van uw collega's met wie we al contact hebben), bijvoorbeeld in het kader van de verwerking van een aanvraag of een bestelling.

We verwerken ook persoonsgegevens die we verzamelen uit publiek toegankelijke bronnen (bijv. handelsregister, pers, internet) of ontvangen van derden (bijv. accountants). We zullen apart melding maken van het verzamelen van persoonsgegevens uit bronnen van derden.

Relevante persoonsgegevens zijn in het bijzonder

·         Persoonlijke gegevens, zoals achternaam, voornaam, adres,

·         Persoonlijke gegevens, zoals beroep, functie, taken en bevoegdheden, nationaliteit;

·         zakelijke contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer, e-mailadres;

·         Gegevens over contractinitiatie, inclusief product-, prestatie- en kwaliteitsbeoordelingen

·         Contract- of ordergegevens, bijv. verkoopgegevens, urenstaten,

·         Factuurgegevens, inclusief bankgegevens, belastingnummer/UST ID;

·         Gegevens uit het nakomen van onze en uw contractuele verplichtingen;

·         Gegevens in verband met de preventie van strafbare feiten, zoals fraude, cybercriminaliteit of het witwassen van geld, en klokkenluiden, met inbegrip van gedragsgegevens indien van toepassing

·         Informatie over uw financiële situatie (bijv. kredietwaardigheidsgegevens);

·         Indien van toepassing, inloggegevens voor tools die u gebruikt in samenwerking met beeline;

·         andere gegevens die vergelijkbaar zijn met de genoemde categorieën.

De reikwijdte van de gegevens die voor een persoon worden verwerkt, varieert afhankelijk van de rol waarin de persoon bij ons verschijnt (de persoon is bijvoorbeeld een leverancier of een contactpersoon in loondienst of een uiteindelijke begunstigde van een contractpartner).

Wij verwerken persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden op basis van de volgende rechtsgrondslagen:

In individuele gevallen verwerken we gegevens omdat u hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven (Art. 6 para. 1 lit. a GDPR), bijvoorbeeld bij het ontvangen van reclame per e-mail en/of telefoon;

De gegevensverwerking wordt over het algemeen uitgevoerd voor de uitvoering van contracten die met u of uw bedrijf zijn gesloten of voor de uitvoering van precontractuele maatregelen (Art. 6 para. 1 lit. b GDPR); dit omvat in het bijzonder

·         Inkoop- en leveringscontracten, bijv. verwerking van inkoop- en verkoopaanvragen, authenticatie van contractuele partners, voorbereiding en ondertekening van contractuele documenten, uitvoering van inkoop en verkoop, integratie in de interne bedrijfsvoering, bijv. via toegang tot ons intranet of andere platforms die door beeline worden gebruikt, communicatie, ook in het kader van videoconferenties met behulp van geschikte tools, facturering en verwerking van betalingen van inkoopprijzen;

·         Service- en arbeidscontracten en andere contractuele relaties, bijv. verwerken en bekijken van overeenkomstige offertes en aanvragen; authenticatie van contractuele partners, opstellen en ondertekenen van contractuele documenten, verwerken van betalingen; integratie in intern operationeel beheer, bijv. apparaatbeheer of via toegang tot ons intranet of andere platforms die door beeline worden gebruikt, communicatie, ook in de context van videoconferenties met behulp van geschikte tools, verzenden van informatiebrieven.

Verdere gegevensverwerking wordt uitgevoerd op basis van wettelijke vereisten (art. 6 par. 1 lit. c GDPR), in het bijzonder voor het vervullen en naleven van

·         belasting- en andere wettelijke controle- en rapportageverplichtingen, evenals voor audits door belasting- of andere autoriteiten;

·         wettelijke bewaartermijnen;

·         wettelijke verplichtingen met betrekking tot productkwaliteit en risicobeheer, waaronder de verplichting om te inspecteren en audits uit te voeren;

·         wettelijke verplichtingen met betrekking tot levering en opslag, bijvoorbeeld douaneregels en het onderhouden van een voorraadbeheersysteem;

·         Woonplaats is belangrijk;

·         wettelijke verplichtingen in verband met verschillende nalevingsgebieden, bijv. gegevensbescherming, bestrijding van fraude en witwassen, klokkenluiden, zorg voor de toeleveringsketen;

·         COVID-maatregelen en andere wettelijke vereisten voor gezondheidsbescherming;

We verwerken je gegevens ook om onze legitieme belangen te beschermen (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR), namelijk voor de volgende doeleinden:

·         optimale contactondersteuning/relatie, ook met betrekking tot de werknemers van onze zakelijke partners;

·         Optimalisatie van onze bedrijfsprocessen, bijv. door interne rapportage, het bijhouden van lijsten met leveranciers of geïnteresseerde partijen, ook als onderdeel van "Customer Relationship Management";

·         Interne controleprocessen van de Groep;

·         Centralisatie of uitbesteding van bedrijfsfuncties;

·         Het verminderen van het risico op strafbare feiten als onderdeel van bezoekersmanagement of door andere organisatorische of technische maatregelen die geschikt zijn voor dit doel;

·         Vermindering van wanbetalingsrisico's in onze bedrijfsprocessen door het raadplegen van kredietbureaus (zoals Creditreform, Bürgel) en het bepalen van scorewaarden (profiling), die ons helpen om de waarschijnlijkheid te beoordelen dat contractuele partners hun betalingsverplichtingen in overeenstemming met het contract nakomen op basis van een erkende mathematisch-statistische procedure;

·         Betwisting en verdediging van juridische claims;

·         Marktonderzoek.

Onder bepaalde omstandigheden (naast de hierboven genoemde gevallen) kunnen uw persoonlijke gegevens worden doorgegeven voor de hierboven genoemde doeleinden; in detail:

·         Persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere bedrijven binnen onze bedrijvengroep. De uitwisseling tussen verschillende bedrijven van de beeline Groep vindt plaats op basis van overeenkomstige contracten en, indien nodig, aanvullende technische of organisatorische veiligheidsmaatregelen. Essentiële interne procedures vinden centraal plaats bij beeline in Duitsland en zijn ondergebracht bij beeline GmbH.

·         Informatie die nodig is voor het nakomen van bestaande contracten wordt doorgegeven aan klanten en leveranciers.

·         Informatie wordt doorgegeven aan contractueel verbonden externe dienstverleners, bijv. logistieke bedrijven, IT-dienstverleners en leveranciers van digitale hulpmiddelen die we gebruiken als onderdeel van de uitvoering van het contract, economische, fiscale en andere adviseurs, financiële instellingen, of rechtstreeks door u doorgegeven om hen in staat te stellen de verwerking voort te zetten.

·         Als het nodig is om onwettige of onrechtmatige incidenten op te helderen of te vervolgen of om contractuele bepalingen tussen ons en onze contractuele en zakelijke partners af te dwingen, worden persoonlijke gegevens doorgegeven aan onze juridische adviseurs, de rechtshandhavingsinstanties en, indien nodig, aan benadeelde derden.

·         We zijn ook wettelijk verplicht om verslag uit te brengen, kennis te geven of informatie te verstrekken aan bepaalde overheidsinstanties. Dit zijn voornamelijk belastingautoriteiten, douane- en wetshandhavingsinstanties, autoriteiten die administratieve overtredingen vervolgen waarvoor boetes kunnen worden opgelegd.

·         In geval van reorganisatie of bedrijfsherstructurering, met inbegrip van financiële herstructurering, insolventie, fusies en overnames, spin-offs, joint ventures, overdrachten, verkoop of verkoop van bedrijven of delen van bedrijven, enz. kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan de koper, de verkoper, advocatenkantoren en andere adviesbureaus, vereffenaars, banken en andere financiële instellingen, ratingbureaus en soortgelijke organisaties. We zullen altijd zorgvuldig de noodzaak van dergelijke overdrachten overwegen en maatregelen nemen (bijv. anonimisering, pseudonimisering of aggregatieprocedures) om de hoeveelheid persoonlijke gegevens in dergelijke gevallen te beperken tot wat strikt noodzakelijk is.

·         Om het digitaal ondertekenen van documenten, zoals contractdocumenten, mogelijk te maken en processen binnen de organisatie te vereenvoudigen, gebruikt beeline de online toepassing "DocuSign" (DocuSign, Inc. 221 Main Street, Suite 1550San Francisco, CA 94105) waar de wettelijke formele vereisten dit toelaten, d.w.z. waar een "natte inkt" handtekening niet vereist is.

Voor het digitale ondertekeningsproces via "DocuSign" zijn uw e-mailadres en uw (gekwalificeerde) digitale handtekening vereist en worden deze verwerkt via "DocuSign". Het e-mailadres wordt gebruikt om het formulier te verzenden en om het verkrijgen van de benodigde documenten te vergemakkelijken.

Als een document moet worden ondertekend via DocuSign, wordt het door de initiatiefnemer geüpload naar het platform. Als de initiatiefnemer een persoon als ondertekenaar opgeeft, ontvangt deze persoon een e-mail met verdere instructies van DocuSign.

Er kunnen extra ontvangers worden opgegeven die de ondertekende documenten per e-mail en in digitale vorm moeten ontvangen nadat het ondertekeningsproces is voltooid.

Als u de procedure voor Gekwalificeerde Elektronische Handtekening (QES) van DocuSign gebruikt, wordt u gevraagd om uzelf te identificeren zodat uw individuele Gekwalificeerde Elektronische Handtekening door DocuSign kan worden gegenereerd. Hiervoor wordt u gevraagd om uw identiteit te bewijzen door uw identificatiedocumenten (dit kan een paspoort of een identiteitskaart zijn) voor de camera te houden. Houd er rekening mee dat DocuSign verantwoordelijk is voor de verwerking van uw gegevens voor dit deel van het gehele proces. Houd er ook rekening mee dat DocuSign, afhankelijk van de locatie, andere partners kan inschakelen die DocuSign ondersteunen bij het identificatieproces.

DocuSign kan uw persoonsgegevens verwerken in het kader van een intragroepsovereenkomst of een overeenkomst met een derde partij en in derde landen. DocuSign maakt gebruik van zogenaamde Binding Corporate Rules om de veiligheid van dergelijke overdrachten te waarborgen.

Raadpleeg voor meer informatie en als er onderaannemers van DocuSign bij betrokken zijn de Privacykennisgeving van DocuSign: https://www.docusign.co.uk/en-gb/privacy/

In samenwerking met dienstverleners en andere organisaties worden juridische instrumenten gebruikt om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke gegevens rechtmatig worden verwerkt en alleen worden opgeslagen voor zolang als nodig is. Dit zijn bijvoorbeeld contracten voor orderverwerking in overeenstemming met art. 28 GDPR of overeenkomsten tussen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken in overeenstemming met art. 26 GDPR.

In de regel bevinden de servers waarop uw persoonsgegevens door ons of een van onze dienstverleners worden opgeslagen zich in de EU. Tijdens bepaalde verwerkingsactiviteiten kunnen uw persoonsgegevens buiten de EU worden opgeslagen of kunnen personen die hun activiteiten uitvoeren in landen buiten de EU toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Deze landen kunnen een lager niveau van gegevensbescherming bieden. Als er voor deze landen geen adequaatheidsbesluit is op grond van art. 45 GDPR, worden juridische instrumenten gebruikt die ook de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van (uw) persoonsgegevens waarborgen. Dit omvat in het bijzonder de ondertekening van de zogenaamde EU-standaardclausules voor gegevensbescherming in overeenstemming met Art. 46 (2) c GDPR.

We bewaren en verwerken uw persoonlijke gegevens zolang we een legitiem belang kunnen claimen, we geldige toestemming van u hebben of er een wettelijke verplichting is om dit te doen gedurende een bepaalde periode die wordt bepaald of gespecificeerd door de toepasselijke wetgeving en de richtlijnen voor IT-beveiliging en gegevensbescherming van ons bedrijf.

Als aan de respectieve vereisten is voldaan, hebt u recht op de volgende rechten:

·         Recht op informatie: U hebt het recht om op elk gewenst moment informatie te ontvangen over de persoonlijke gegevens die over u zijn opgeslagen.

·         Recht op rectificatie: U hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens over u te laten rectificeren.

·         Recht op wissen: U kunt ook verzoeken om het wissen van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt.

·         Recht op beperking van de verwerking: U hebt ook het recht om de beperking van de verwerking van uw persoonlijke gegevens te vragen; in een dergelijk geval worden de gegevens geblokkeerd voor elke verwerking. Dit recht bestaat met name als de juistheid van de persoonsgegevens tussen u en ons wordt betwist.

·         Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Als wij uw persoonsgegevens verwerken om een contract met u uit te voeren of op basis van uw toestemming, hebt u ook het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat, als en voor zover u ons de gegevens hebt verstrekt.

·         Recht om toestemming in te trekken: Als u ons toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Het intrekken van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming voordat deze werd ingetrokken.

·         Recht op bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen gegevensverwerking op gronden die verband houden met uw specifieke situatie. Dit geldt echter alleen in gevallen waarin wij gegevens verwerken om een gerechtvaardigd belang te dienen. Als u een dergelijke reden kunt aanvoeren en wij geen zwaarwegend belang kunnen aanvoeren dat bescherming verdient bij verdere verwerking, zullen wij deze gegevens niet langer verwerken voor het betreffende doel.

·         U hebt ook het recht om op elk gewenst moment een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, in het bijzonder bij een toezichthoudende autoriteit in de lidstaat van uw gewone verblijfplaats, de plaats waar u werkt of de plaats van de vermeende inbreuk, als u van mening bent dat de verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben, in strijd is met de regelgeving inzake gegevensbescherming.

Als u informatie wilt over de persoonlijke gegevens die over u zijn opgeslagen, uw andere rechten wilt doen gelden of vragen hebt over gegevensbescherming bij ons, kunt u contact met ons opnemen via de bovenstaande contactgegevens.

Status en wijziging van dit privacybeleid is 02/2024.

De verdere ontwikkeling van ons bedrijf kan ook gevolgen hebben voor de verwerking van persoonsgegevens. We behouden ons daarom het recht voor om dit privacybeleid in de toekomst aan te passen binnen het kader van de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming en, indien nodig, aan te passen aan de veranderde realiteit van gegevensverwerking.